Faire le tri dans ses outils sans tout casser

Cartographier l’existant

Commencez par dresser la liste de tous les outils utilisés : qui s’en sert, pour faire quoi, combien ils coûtent, et quelles données y entrent ou en sortent. N’oubliez pas les tableurs et les outils gratuits : ce sont souvent eux qui révèlent les vrais besoins.

Repérer les doublons et les ressaisies

Deux outils qui font la même chose, une même information saisie à trois endroits, un export manuel chaque semaine pour alimenter un autre logiciel : ce sont les premiers gisements de simplification.

Interrogez les équipes : elles savent précisément où elles perdent du temps.

Décider pour chaque outil

• Garder : l’outil remplit bien son rôle et il est utilisé.
• Fusionner : deux outils font la même chose, on en conserve un.
• Remplacer : l’outil ne répond plus aux besoins, une meilleure option existe.
• Supprimer : l’outil n’est plus utilisé, ou son usage peut être repris ailleurs.

Avancer par petites étapes

Une seule migration à la fois. Quand c’est nécessaire, faites fonctionner l’ancien et le nouvel outil en parallèle pendant une courte période, le temps de vérifier que tout fonctionne.

Associez les utilisateurs à chaque étape : ce sont eux qui valideront, au quotidien, que la simplification en est vraiment une.

Les erreurs à éviter

• Tout remplacer d’un coup : le risque d’interruption est maximal.
• Choisir sans les utilisateurs : l’outil sera contourné.
• Oublier les données : leur reprise est souvent la partie la plus délicate.

Fixer des règles pour la suite

Une fois le tri fait, décidez qui valide l’arrivée d’un nouvel outil, et selon quels critères. C’est ce qui évite de retrouver, dans quelques années, la situation de départ.